Telephoning in Business

 Effective telephone skills are essential for success in the business world, enhancing communication and fostering strong professional relationships. Mastering these skills involves a combination of active listening, clear communication, and professionalism. When making or receiving calls, it's crucial to introduce yourself and your company, maintain a positive tone, and ask open-ended questions to encourage dialogue. Additionally, handling difficult situations with empathy and composure can significantly improve customer satisfaction. By summarizing key points and following up appropriately, businesses can ensure that all parties are on the same page. Investing time in developing telephone skills not only boosts individual confidence but also contributes to overall organizational success.

several types of telephoning used in business, each serving different purposes:

1. Sales Calls

  • Purpose: To promote and sell products or services.
  • Example: Cold calling potential clients or following up on leads.

2. Customer Service Calls

  • Purpose: To assist customers with inquiries, issues, or support.
  • Example: Answering customer questions or resolving complaints.

3. Follow-Up Calls

  • Purpose: To check in with clients after a sale or interaction.
  • Example: Following up on a recent purchase or service appointment.

4. Market Research Calls

  • Purpose: To gather feedback and insights from customers or prospects.
  • Example: Conducting surveys to understand customer satisfaction or product preferences.

5. Appointment Setting Calls

  • Purpose: To schedule meetings or consultations with potential clients.
  • Example: Calling to set up a demo or in-person meeting.

6. Networking Calls

  • Purpose: To establish or maintain professional relationships.
  • Example: Reaching out to industry contacts for collaboration or partnership opportunities.

7. Internal Communication Calls

  • Purpose: To facilitate communication within the organization.
  • Example: Team meetings or updates between departments.

8. Crisis Management Calls

  • Purpose: To address urgent issues or emergencies.
  • Example: Communicating with stakeholders during a product recall or service disruption.

9. Informational Calls

  • Purpose: To provide information to clients or partners.
  • Example: Calling to inform clients about new offerings, policies, or changes.

10. Telemarketing Calls

  • Purpose: To promote products or services through targeted outreach.
  • Example: Campaigns aimed at generating leads or increasing sales.

Effective telephone skills are crucial for successful communication in business. Here are some key tips to enhance your telephone skills:

1. Preparation

  • Know Your Purpose: Be clear about the reason for the call.
  • Gather Information: Have relevant documents or data at hand to answer questions.

2. Professional Greeting

  • Introduce Yourself: State your name and the company you represent.
  • Be Polite: Use courteous language and a friendly tone.

3. Active Listening

  • Focus on the Caller: Pay attention to what the other person is saying without interrupting.
  • Clarify and Confirm: Paraphrase key points to ensure understanding.

4. Clear Communication

  • Speak Clearly: Use a moderate pace and articulate your words.
  • Avoid Jargon: Use language that is easily understood, avoiding technical terms if unnecessary.

5. Stay Positive and Professional

  • Use Positive Language: Frame responses positively, even when discussing challenges.
  • Maintain Professionalism: Keep your tone formal, especially in business contexts.

6. Effective Questioning

  • Ask Open-Ended Questions: Encourage dialogue and gather more information.
  • Be Direct but Polite: Get to the point while remaining courteous.

7. Handle Difficult Situations Gracefully

  • Stay Calm: Keep your composure if the conversation becomes challenging.
  • Empathize: Acknowledge the caller’s feelings and concerns.

8. Close the Call Properly

  • Summarize Key Points: Recap what was discussed and any agreed-upon actions.
  • Thank the Caller: Show appreciation for their time and input.

9. Follow-Up

  • Send a Confirmation Email: If necessary, summarize the call and next steps in writing.
  • Be Available for Questions: Let them know they can reach out if needed.

10. Practice Regularly

  • Role-Playing: Engage in mock calls to build confidence and refine your skills.
  • Seek Feedback: Ask colleagues for input on your telephone manner and effectiveness.

Sample Telephone Script for Offering a Product/Service

Greeting:

  1. Your Name: "Hello, this is [Your Name] from [Your Company]. How are you today?"

  2. Caller Response: [Wait for a response.]

Purpose of Call:

  1. State Purpose: "I’m reaching out because we have an exciting new offering that I think could really benefit you."

Engagement:

  1. Ask Open-Ended Question:
    • "Can I ask if you’re currently using [related product/service]?"

Listen and Respond:

  1. Active Listening:
    • "That’s great to hear! Many of our clients have found that [mention a key benefit related to their situation]."

Present the Offering:

  1. Introduce the Product/Service:

    • "We recently launched [describe the product/service briefly], which [explain key benefits and features]."
  2. Highlight Unique Selling Points:

    • "What sets us apart is [mention unique features or benefits]."

Engage Further:

  1. Ask for Feedback:
    • "Does this sound like something that could help you with [specific need or pain point]?"

Handle Questions/Objections:

  1. Address Concerns:
    • "I understand you might have concerns about [specific objection]. Let me explain how we can address that…"

Close the Call:

  1. Propose Next Steps:

    • "Would you be interested in a free trial/demo, or can I send you more information via email?"
  2. Thank the Caller:

    • "Thank you for your time today, [Caller’s Name]. I appreciate your interest!"

Farewell:

  1. End Professionally:
    • "Have a wonderful day! Goodbye!

Sample Conversation

[Phone rings]

Caller: "Hello?"

You: "Hi, this is Mark from Green Energy Solutions. How are you today?"

Caller: "I’m doing well, thanks! What can I help you with?"

You: "I’m glad to hear that! I’m reaching out because we recently launched a new solar panel installation service that can help reduce your energy costs. Have you considered solar energy for your home or business?"

Caller: "I’ve thought about it, but I’m not sure if it’s worth the investment."

You: "That’s a common concern! Many of our customers see a significant reduction in their energy bills within the first year. Plus, there are various incentives and rebates available that can help offset the initial costs."

Caller: "Interesting. What kind of savings are we talking about?"

You: "On average, our clients save around 20-30% on their monthly electricity bills. And with rising energy prices, it’s becoming an even more attractive option."

Caller: "That does sound appealing. How long does the installation process take?"

You: "Typically, the installation can be completed within one to three days, depending on the size of the system. We handle everything from the initial assessment to the final installation, ensuring a hassle-free experience for you."

Caller: "That sounds convenient. What are the next steps if I’m interested?"

You: "I’d be happy to set up a free consultation to assess your property and discuss your options. Would you like to schedule that?"

Caller: "Yes, let’s do that. How about Friday at 10 AM?"

You: "Friday at 10 AM works perfectly! I’ll send you a confirmation email with all the details. Thank you for your time, and I look forward to speaking with you then!"

Caller: "Thanks, Mark! Talk to you soon."

You: "Have a great day! Goodbye!"

Share:

Dosen Pendidikan Bahasa Inggris Universitas PGRI Silampari Melaksanakan Pengabdian Kepada Masyarakat



Universitas PGRI Silampari - Melaksanakan Tri darma perguruan tinggi menjadi kewajiban bagi seluruh dosen di Universitas PGRI Silampari yang meliputi pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Tri darama ini wajib dilaksanakan pada setiap semester sebagai bukti kinerja dosen baik dalam maupun luar kampus. 

Ardayati, M.Pd dan Maria Ramasari, M.Pd. adalah dosen dari program studi pendidikan bahasa Inggris dengan tiga orang mahasiswa melaksankan tugas diluar kampus dengan  menjalankan program Pengabdian Kepada Masyarakat di STMIK BNJ Lubuklinggau pada 29 Juli -01 Agustus 2024,  adapun tema yang diberikan adalah :

PELATIHAN FUNDAMENTAL SPOKEN ENGLISH DALAM MENINGKATKAN KEMAMPUAN PRESENTASI SOFTWARE ( ENGLISH FOR SPECIFIC PURPOSES: INFORMATION SYSTEM STUDENTS AT STMIK BNJ LUBUKLINGGAU)

 

Pengabdian ini bertujuan meningkatkan kemampuan bahasa Inggris tentang bagaimana mahasiswa Sistem Informasi mempresentasikan software dengan baik dan penuh percaya diri. Metode yang digunakan adalah drill dalam bentuk diskusi dan presentasi melalui pelatihan selama 4 pertemuan. Jumlah peserta pelatihan adalah 27 mahasiswa. Hasil PPM yang ingin dicapai yaitu terlaksananya pembelajaran tentang teori presentasi, praktik dan keahlian presentasi Bahasa Inggris.

 

Metode yang digunakan dalam melaksanakan Pengabdian pada Masyarakat ini adalah diskusi dan presentasi dimana mahasiswa Sistem Informasi akan diberikan kesempatan untuk presentasi tentang produk teknologi yang telah mereka rancang di depan peserta lainnya . Untuk            mendukung     pelaksanaan pelatihan ini, tim penulis akan membagi pengabdian menjadi dua tahapan, yaitu tahap persiapan dan Pelatihan Fundamental Spoken English dalam Meningkatkan Kemampuan Presentasi Software ( English for Specific Purposes: Information System Students at STMIK BNJ Lubuklinggau)

 


Kursus Bahasa Inggris Lisan Dasar di STMIK BNJ Lubuklinggau berfokus pada mengajarkan siswa teori dan praktik penggunaan bahasa Inggris dalam presentasi perangkat lunak. Kursus ini mencakup topik-topik seperti pentingnya presentasi dalam bahasa Inggris, pentingnya bahasa tubuh, dan pentingnya memahami presentasi dalam bahasa Inggris. Kursus ini juga mencakup pentingnya komunikasi verbal dan non-verbal, penerapan teori presentasi bahasa Inggris, dan tiga teknik presentasi bahasa Inggris: pembukaan, penyampaian topik, dan penutupan.

Kursus tersebut diakhiri dengan sesi latihan, di mana siswa diminta untuk mengevaluasi keterampilan presentasi mereka menggunakan bahasa Inggris. Umpan balik telah diberikan, dan siswa diminta untuk memberikan umpan balik tentang kinerja mereka.



Kursus ini bertujuan untuk memberikan siswa keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk mempresentasikan produk perangkat lunak mereka secara efektif. Ini juga memberikan mereka tips dan trik untuk mempresentasikan perangkat lunak mereka dengan efektif. Kursus tersebut juga menekankan pentingnya memahami bahasa tubuh, kontak mata, manajemen ruangan, serta suara dan intonasi saat mempresentasikan perangkat lunak. Kursus ini bertujuan untuk membantu siswa mengembangkan keterampilan presentasi bahasa Inggris mereka dan meningkatkan kemampuan mereka untuk mempresentasikan produk perangkat lunak mereka secara efektif.

Share:

Sistem Penulisan Referensi pada sebuah penelitian dan artikel

 

referensi, style, penulisan, artikel

Gaya referensi adalah cara sistematis untuk menyusun dan mengutip sumber informasi dalam tulisan akademik atau profesional. Penggunaan gaya referensi yang tepat, seperti APA, MLA, atau Chicago, tidak hanya meningkatkan kredibilitas tulisan, tetapi juga membantu pembaca untuk melacak sumber yang digunakan. Dengan mengikuti pedoman gaya referensi, penulis dapat menghindari plagiarisme dan memastikan bahwa karya mereka memenuhi standar akademik yang tinggi. Selain itu, pemahaman tentang gaya referensi juga penting untuk penelitian, presentasi, dan publikasi, karena memberikan struktur yang jelas dan konsisten dalam penyajian informasi.

Berikut adalah beberapa gaya referensi yang paling umum:

  1. APA (American Psychological Association):

    • Umumnya digunakan dalam ilmu sosial dan psikologi.
    • Format dasar: Penulis, A.A. (Tahun). Judul buku. Penerbit.
  2. MLA (Modern Language Association):

    • Sering digunakan dalam humaniora, terutama sastra.
    • Format dasar: Penulis. Judul Buku. Penerbit, Tahun.
  3. Chicago/Turabian:

    • Digunakan dalam berbagai disiplin ilmu, termasuk sejarah.
    • Ada dua sistem: Catatan dan Bibliografi, serta Gaya Penulis-Tanggal.
    • Format dasar untuk Catatan: Penulis, Judul Buku (Tempat Terbit: Penerbit, Tahun).
  4. Harvard:

    • Umumnya digunakan dalam ilmu sosial dan ilmu alam.
    • Format dasar: Penulis, Tahun. Judul buku. Tempat terbit: Penerbit.
  5. IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers):

    • Digunakan dalam bidang teknik dan ilmu komputer.
    • Format dasar: [Nomor] Penulis, "Judul," Penerbit, Tahun.
  6. Vancouver:

    • Umumnya digunakan dalam bidang medis dan ilmu kesehatan.
    • Format dasar: Nomor Penulis. Judul. Penerbit; Tahun.
  7. ASA (American Sociological Association):

    • Digunakan dalam sosiologi.
    • Format dasar: Penulis. Tahun. Judul Buku. Penerbit.
Share:

Persuatif sebuah produk ke pelanggan

 

persuatif, iadvertisment, iklan,

Dalam dunia pemasaran digital, bahasa persuasif menjadi kunci utama dalam menyusun iklan yang efektif. Dengan memanfaatkan teknik komunikasi yang tepat, iklan mampu menarik perhatian audiens, membangun hubungan emosional, dan mempengaruhi keputusan pembelian. Penggunaan kalimat yang menggugah, manfaat yang jelas, serta pemicu tindakan yang kuat dapat meningkatkan konversi dan mengarahkan calon pelanggan untuk segera bertindak. Penting bagi setiap iklan untuk tidak hanya menjual produk atau layanan, tetapi juga menawarkan solusi yang relevan bagi kebutuhan konsumen.

1. Pahami Audiens Anda

Mengetahui siapa calon pelanggan Anda adalah langkah awal untuk menggunakan bahasa yang tepat. Ketahui kebutuhan, keinginan, dan masalah yang dihadapi oleh audiens. Ini akan membantu Anda menyusun pesan yang relevan dan menarik bagi mereka.

2. Gunakan Teknik ‘Social Proof’

Social proof atau bukti sosial adalah strategi yang menggunakan testimoni pelanggan, studi kasus, atau popularitas produk untuk meyakinkan calon pembeli. Misalnya: "Produk ini telah digunakan oleh lebih dari 1 juta orang!"

3. Fokus pada Manfaat, Bukan Fitur

Alih-alih menjelaskan fitur produk, tekankan manfaat yang akan didapat pelanggan. Misalnya, bukan hanya mengatakan "Laptop ini memiliki RAM 16GB", Anda bisa mengatakan, "Laptop ini memungkinkan Anda menjalankan banyak aplikasi secara bersamaan tanpa lag."

4. Gunakan Kata-Kata Positif dan Emosional

Pilih kata-kata yang membangkitkan emosi positif. Contoh: "hemat waktu", "nyaman", "meningkatkan produktivitas", "tenang", "dijamin". Kata-kata ini membantu calon pembeli merasa yakin dan lebih terhubung secara emosional.

5. Teknik Scare Tactic dan Urgensi

Menciptakan rasa urgensi atau kelangkaan seringkali bisa memotivasi calon pembeli untuk segera bertindak. Contoh: "Hanya tersisa 3 item lagi!" atau "Diskon berlaku hingga besok!". Namun, hindari menggunakan ini secara berlebihan atau tidak jujur karena bisa merusak reputasi.

6. Gunakan Bahasa yang Sederhana dan Mudah Dipahami

Jangan menggunakan jargon teknis yang rumit jika audiens Anda tidak terbiasa dengan itu. Gunakan kalimat yang jelas, langsung, dan mudah dimengerti untuk menyampaikan pesan Anda.

7. Ajukan Pertanyaan Retoris

Pertanyaan yang tidak membutuhkan jawaban langsung dapat membuat calon pelanggan berpikir dan menyetujui argumen Anda secara internal. Misalnya: "Bukankah Anda ingin memiliki produk yang bisa meningkatkan kualitas hidup Anda?"

8. Gunakan Cerita (Storytelling)

Menyampaikan pesan melalui cerita membuatnya lebih mudah diingat dan menarik. Ceritakan bagaimana produk Anda telah membantu pelanggan lain atau bagaimana ia dapat mengubah hidup seseorang.

9. Gunakan Prinsip "Reciprocity"

Memberikan sesuatu kepada calon pelanggan, seperti diskon, konsultasi gratis, atau informasi berharga, dapat memicu keinginan mereka untuk "membalas budi" dengan melakukan pembelian.

10. Berikan Jaminan atau Garansi

Menyediakan jaminan, garansi uang kembali, atau periode uji coba gratis dapat menghilangkan keraguan calon pembeli dan memberi rasa aman.

example 

Headline:

"Nikmati Kulit Sehat dan Bercahaya dalam 7 Hari – Garansi Uang Kembali!"


Isi Iklan:

Apakah Anda bermimpi memiliki kulit yang lembut, cerah, dan bebas dari masalah? Dengan Serum GlowBright terbaru kami, kulit sehat dan bercahaya bukan lagi impian. Diformulasikan dari bahan-bahan alami, serum ini telah terbukti secara klinis memperbaiki tekstur kulit dan mengurangi bintik hitam hanya dalam 7 hari!

Manfaat Utama:

  • Mengurangi noda hitam dan bekas jerawat
  • Melembapkan kulit tanpa rasa lengket
  • Membuat kulit tampak lebih cerah dan sehat

Lebih dari 10.000 pelanggan telah merasakan manfaat GlowBright, dan kini giliran Anda! Jangan lewatkan kesempatan ini untuk mendapatkan kulit impian Anda.


Urgensi:

Hanya untuk 100 pembeli pertama, dapatkan diskon 30% dan nikmati pengiriman gratis ke seluruh Indonesia! Stok terbatas, segera pesan sekarang sebelum kehabisan.


Ajakan Bertindak (CTA):

Klik di sini untuk memesan atau kunjungi website kami di www.glowbright.id. Dapatkan kulit impian Anda sekarang dengan harga spesial dan jaminan uang kembali!

Share:

Teknik pencarian literatur, referensi, dan penggunaan software manajemen referensi

 

cara, mencari, referensi, software

Literatur merujuk pada kumpulan karya tertulis yang mencakup berbagai jenis dokumen, seperti buku, artikel jurnal, tesis, laporan penelitian, dan sumber akademik lainnya. Dalam konteks penelitian, literatur memainkan peran penting sebagai fondasi pengetahuan yang membantu peneliti memahami teori dan konsep yang telah ada sebelumnya. Melalui kajian literatur, peneliti dapat mengidentifikasi celah dalam penelitian yang ada, mengeksplorasi berbagai perspektif, dan membangun argumen yang kuat untuk studi mereka. Selain itu, literatur juga memberikan bukti empiris yang diperlukan untuk mendukung temuan dan kesimpulan dalam penelitian. Dengan demikian, literatur tidak hanya berfungsi sebagai sumber informasi, tetapi juga sebagai alat kritis dalam pengembangan pengetahuan dan inovasi di berbagai bidang.

Teknik Pencarian Literatur

  1. Identifikasi Kata Kunci: Tentukan kata kunci yang relevan dengan topik penelitian. Gunakan sinonim dan istilah terkait untuk memperluas pencarian.

  2. Penggunaan Database Akademik: Akses database seperti Google Scholar, JSTOR, PubMed, dan lainnya untuk menemukan artikel, jurnal, dan buku yang relevan.

  3. Perpustakaan Digital: Manfaatkan koleksi perpustakaan universitas atau institusi yang menyediakan akses ke buku dan jurnal akademik.

  4. Pencarian Boolean: Gunakan operator Boolean (AND, OR, NOT) untuk memfilter hasil pencarian. Contoh: "media pembelajaran AND interaktif" untuk menemukan sumber yang mengandung kedua istilah tersebut.

  5. Tinjauan Literatur Terkini: Selalu cari artikel terbaru untuk memastikan informasi yang digunakan mutakhir dan relevan dengan perkembangan terbaru dalam bidang penelitian.

  6. Referensi Silang: Cek daftar referensi dari artikel atau buku yang relevan untuk menemukan sumber tambahan yang mungkin berguna.

Referensi

  1. Format Penulisan: Pastikan untuk mengikuti format penulisan referensi yang sesuai, seperti APA, MLA, atau Chicago Style, tergantung pada panduan yang berlaku di bidang penelitian Anda.

  2. Sumber yang Beragam: Gunakan berbagai jenis sumber, termasuk buku, artikel jurnal, laporan penelitian, dan materi konferensi, untuk mendapatkan perspektif yang luas.

  3. Pentingnya Kredibilitas: Pilih sumber dari penulis atau penerbit yang terpercaya. Jurnal yang terindeks di basis data terkemuka umumnya lebih kredibel.

Penggunaan Software Manajemen Referensi

  1. Pengertian Software Manajemen Referensi: Software ini membantu pengguna mengorganisir, menyimpan, dan mengelola referensi dengan lebih efisien. Contoh yang umum digunakan adalah Zotero, Mendeley, dan EndNote.

  2. Fitur Utama:

    • Pengorganisasian Referensi: Memungkinkan pengguna untuk mengelompokkan referensi berdasarkan kategori, label, atau folder.
    • Pembuatan Kutipan Otomatis: Menghasilkan kutipan dan daftar pustaka secara otomatis sesuai dengan format yang dipilih.
    • Sinkronisasi: Beberapa software menawarkan fitur sinkronisasi, memungkinkan pengguna mengakses referensi dari berbagai perangkat.
    • Pencarian: Memungkinkan pencarian cepat dalam koleksi referensi berdasarkan kata kunci, penulis, atau tahun.
  3. Penggunaan:

    • Impor Data: Referensi dapat diimpor langsung dari database atau melalui browser.
    • Pembuatan Daftar Pustaka: Setelah mengumpulkan referensi, pengguna dapat dengan mudah menghasilkan daftar pustaka untuk disertakan dalam laporan atau artikel.
Tugas
1. Buatkan video singkat cara mencari referensi sesuai dengan judul yg dibuat berdasarkan tugas 2 minggu kemarin menggunakan langkah di atas. kemudian referensi yang di dapatkan dimasukan dalam contoh memasukan sitasi menggunakan Mendeley maximal 5 menit.
2. Link video masukan kedalam task menu di website
Share:

Video

Popular Posts

Pageviews

Search This Blog

Sample Text

Telephoning in Business