menyusun agenda rapat dan menulis notulen.

 Menyusun agenda rapat adalah langkah penting untuk memastikan pertemuan berjalan dengan efektif dan terarah. Agenda dimulai dengan menentukan tujuan utama rapat, sehingga semua peserta memahami apa yang ingin dicapai. Selanjutnya, topik-topik yang akan dibahas disusun dengan urutan prioritas, disertai dengan alokasi waktu untuk setiap item agar diskusi tetap terfokus. Selain itu, penting untuk mencantumkan peserta yang diundang dan peran mereka dalam rapat. Materi pendukung juga perlu disiapkan agar semua peserta dapat mempersiapkan diri dengan baik sebelum pertemuan. Dengan agenda yang jelas, rapat akan menjadi lebih terorganisir, efisien, dan produktif, sehingga semua peserta dapat berkontribusi secara maksimal.

Menyusun Agenda Rapat

1. Tujuan Rapat: Tentukan tujuan utama rapat. Apa yang ingin dicapai?

2. Topik Diskusi: Daftar topik yang akan dibahas, urutkan berdasarkan prioritas.

3. Waktu dan Durasi: Tentukan waktu mulai dan durasi untuk setiap topik.

4. Peserta: Identifikasi peserta yang perlu hadir dan peran mereka.

5. Materi Pendukung: Siapkan materi atau dokumen yang perlu dibaca sebelum rapat.

6. Tata Tertib: Jika perlu, sertakan tata tertib untuk menjaga fokus dan disiplin selama rapat.

Menulis Notulen

1. Informasi Dasar: Catat tanggal, waktu, dan tempat rapat serta daftar hadir.

2. Agenda: Cantumkan agenda yang dibahas.

3. Ringkasan Diskusi: Tulis ringkasan dari setiap topik, termasuk poin-poin penting, argumen, dan pendapat peserta.

4. Keputusan dan Tindakan: Catat keputusan yang diambil dan tindakan yang harus dilakukan, lengkap dengan penanggung jawab dan batas waktu.

5. Tindak Lanjut: Sertakan informasi tentang tindak lanjut yang diperlukan dan kapan rapat selanjutnya dijadwalkan.

6. Distribusi: Setelah rapat, kirimkan notulen kepada semua peserta dan pihak terkait untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas.

Share:

Read More

Rebuttal dalam Debat

Rebuttal adalah komponen penting dalam debat di mana seorang pembicara merespons argumen yang diajukan oleh pihak lawan. Tujuan utama dari rebuttal adalah untuk melawan klaim dari pihak lawan, menunjukkan kelemahan dalam penalaran mereka, dan memperkuat posisi sendiri. Rebuttal yang efektif sangat penting untuk meyakinkan audiens dan juri, karena menunjukkan kemampuan pembicara untuk berpikir kritis dan terlibat dengan sudut pandang yang berlawanan.

Struktur Rebuttal

1. Mengakui Argumen Lawan:

   • Mulailah dengan merangkum poin-poin kunci yang diajukan oleh pihak lawan. Ini menunjukkan rasa hormat terhadap argumen mereka dan menunjukkan bahwa Anda telah mendengarkan dengan cermat.
   • Misalnya, “Pihak lawan berargumen bahwa penerapan sumber energi terbarukan tidak layak secara ekonomi karena biaya awalnya.”

2. Memberikan Bukti Kontra:

   • Perkenalkan bukti yang langsung bertentangan dengan klaim lawan. Ini bisa mencakup statistik, pendapat ahli, studi kasus, atau contoh dunia nyata.
   • Contohnya, “Namun, studi yang dilakukan oleh Badan Energi Terbarukan Internasional (IRENA) menunjukkan bahwa penghematan jangka panjang dan penciptaan lapangan kerja di sektor terbarukan secara signifikan melebihi biaya awal (IRENA, 2020).”

3. Mengidentifikasi Kesalahan Logika:

   • Soroti kesalahan logika atau kelemahan dalam argumen lawan. Ini bisa melibatkan pengungkapan asumsi yang tidak didukung atau menyoroti kontradiksi dalam penalaran mereka.
   • “Selain itu, argumen ini bergantung pada asumsi bahwa bahan bakar fosil akan tetap menjadi sumber energi termurah, mengabaikan volatilitas harga minyak dan semakin terjangkau teknologi solar dan angin (Smith, 2019).”

4. Memperkuat Posisi Anda:

   • Gunakan rebuttal untuk memperkuat argumen Anda sendiri. Tegaskan kembali mengapa sikap Anda lebih valid atau lebih diutamakan berdasarkan bukti kontra dan analisis logis.
   • “Sebagai perbandingan, pendekatan kami tidak hanya mengatasi masalah lingkungan tetapi juga memastikan ketergantungan energi dan keberlanjutan untuk generasi mendatang.”

5. Menyimpulkan Secara Efektif:

   • Akhiri rebuttal Anda dengan pernyataan yang kuat yang merangkum poin-poin kunci Anda dan menekankan keunggulan argumen Anda.
   • “Oleh karena itu, meskipun pihak lawan mengajukan kekhawatiran yang valid, manfaat transisi ke energi terbarukan jelas melebihi tantangan awal.”

Praktik Terbaik untuk Menyusun Rebuttal

• Tetap Tenang dan Terkendali: Reaksi emosional dapat merusak efektivitas rebuttal Anda. Pertahankan sikap profesional.
• Bersikap Singkat: Fokuslah pada poin-poin yang paling penting daripada mencoba membantah setiap argumen yang dibuat oleh lawan.
• Latihan Mendengarkan Aktif: Pastikan Anda memahami argumen yang berlawanan sepenuhnya sebelum merumuskan respons Anda.
• Gunakan Bahasa yang Jelas: Hindari jargon atau kalimat yang terlalu kompleks yang dapat membingungkan audiens Anda.
  
  

Referensi

• IRENA. (2020). Global Renewables Outlook: Energy Transformation 2050. Badan Energi Terbarukan Internasional. Link.
• Smith, J. (2019). The Future of Energy: How Renewables are Changing the Game. Energy Journal. Link.

Share:

Read More

Telephoning in Business

 Effective telephone skills are essential for success in the business world, enhancing communication and fostering strong professional relationships. Mastering these skills involves a combination of active listening, clear communication, and professionalism. When making or receiving calls, it's crucial to introduce yourself and your company, maintain a positive tone, and ask open-ended questions to encourage dialogue. Additionally, handling difficult situations with empathy and composure can significantly improve customer satisfaction. By summarizing key points and following up appropriately, businesses can ensure that all parties are on the same page. Investing time in developing telephone skills not only boosts individual confidence but also contributes to overall organizational success.

several types of telephoning used in business, each serving different purposes:

1. Sales Calls

• Purpose: To promote and sell products or services.
• Example: Cold calling potential clients or following up on leads.

2. Customer Service Calls

• Purpose: To assist customers with inquiries, issues, or support.
• Example: Answering customer questions or resolving complaints.

3. Follow-Up Calls

• Purpose: To check in with clients after a sale or interaction.
• Example: Following up on a recent purchase or service appointment.

4. Market Research Calls

• Purpose: To gather feedback and insights from customers or prospects.
• Example: Conducting surveys to understand customer satisfaction or product preferences.

5. Appointment Setting Calls

• Purpose: To schedule meetings or consultations with potential clients.
• Example: Calling to set up a demo or in-person meeting.

6. Networking Calls

• Purpose: To establish or maintain professional relationships.
• Example: Reaching out to industry contacts for collaboration or partnership opportunities.

7. Internal Communication Calls

• Purpose: To facilitate communication within the organization.
• Example: Team meetings or updates between departments.

8. Crisis Management Calls

• Purpose: To address urgent issues or emergencies.
• Example: Communicating with stakeholders during a product recall or service disruption.

9. Informational Calls

• Purpose: To provide information to clients or partners.
• Example: Calling to inform clients about new offerings, policies, or changes.

10. Telemarketing Calls

• Purpose: To promote products or services through targeted outreach.
• Example: Campaigns aimed at generating leads or increasing sales.

Effective telephone skills are crucial for successful communication in business. Here are some key tips to enhance your telephone skills:

1. Preparation

• Know Your Purpose: Be clear about the reason for the call.
• Gather Information: Have relevant documents or data at hand to answer questions.

2. Professional Greeting

• Introduce Yourself: State your name and the company you represent.
• Be Polite: Use courteous language and a friendly tone.

3. Active Listening

• Focus on the Caller: Pay attention to what the other person is saying without interrupting.
• Clarify and Confirm: Paraphrase key points to ensure understanding.

4. Clear Communication

• Speak Clearly: Use a moderate pace and articulate your words.
• Avoid Jargon: Use language that is easily understood, avoiding technical terms if unnecessary.

5. Stay Positive and Professional

• Use Positive Language: Frame responses positively, even when discussing challenges.
• Maintain Professionalism: Keep your tone formal, especially in business contexts.

6. Effective Questioning

• Ask Open-Ended Questions: Encourage dialogue and gather more information.
• Be Direct but Polite: Get to the point while remaining courteous.

7. Handle Difficult Situations Gracefully

• Stay Calm: Keep your composure if the conversation becomes challenging.
• Empathize: Acknowledge the caller’s feelings and concerns.

8. Close the Call Properly

• Summarize Key Points: Recap what was discussed and any agreed-upon actions.
• Thank the Caller: Show appreciation for their time and input.

9. Follow-Up

• Send a Confirmation Email: If necessary, summarize the call and next steps in writing.
• Be Available for Questions: Let them know they can reach out if needed.

10. Practice Regularly

• Role-Playing: Engage in mock calls to build confidence and refine your skills.
• Seek Feedback: Ask colleagues for input on your telephone manner and effectiveness.

Sample Telephone Script for Offering a Product/Service

Greeting:

1. Your Name: "Hello, this is [Your Name] from [Your Company]. How are you today?"

2. Caller Response: [Wait for a response.]

Purpose of Call:

3. State Purpose: "I’m reaching out because we have an exciting new offering that I think could really benefit you."

Engagement:

4. Ask Open-Ended Question:
   • "Can I ask if you’re currently using [related product/service]?"

Listen and Respond:

5. Active Listening:
   • "That’s great to hear! Many of our clients have found that [mention a key benefit related to their situation]."

Present the Offering:

6. Introduce the Product/Service:

   • "We recently launched [describe the product/service briefly], which [explain key benefits and features]."

7. Highlight Unique Selling Points:

   • "What sets us apart is [mention unique features or benefits]."

Engage Further:

8. Ask for Feedback:
   • "Does this sound like something that could help you with [specific need or pain point]?"

Handle Questions/Objections:

9. Address Concerns:
   • "I understand you might have concerns about [specific objection]. Let me explain how we can address that…"

Close the Call:

10. Propose Next Steps:

    • "Would you be interested in a free trial/demo, or can I send you more information via email?"

11. Thank the Caller:

    • "Thank you for your time today, [Caller’s Name]. I appreciate your interest!"

Farewell:

12. End Professionally:
• "Have a wonderful day! Goodbye!

Sample Conversation

[Phone rings]

Caller: "Hello?"

You: "Hi, this is Mark from Green Energy Solutions. How are you today?"

Caller: "I’m doing well, thanks! What can I help you with?"

You: "I’m glad to hear that! I’m reaching out because we recently launched a new solar panel installation service that can help reduce your energy costs. Have you considered solar energy for your home or business?"

Caller: "I’ve thought about it, but I’m not sure if it’s worth the investment."

You: "That’s a common concern! Many of our customers see a significant reduction in their energy bills within the first year. Plus, there are various incentives and rebates available that can help offset the initial costs."

Caller: "Interesting. What kind of savings are we talking about?"

You: "On average, our clients save around 20-30% on their monthly electricity bills. And with rising energy prices, it’s becoming an even more attractive option."

Caller: "That does sound appealing. How long does the installation process take?"

You: "Typically, the installation can be completed within one to three days, depending on the size of the system. We handle everything from the initial assessment to the final installation, ensuring a hassle-free experience for you."

Caller: "That sounds convenient. What are the next steps if I’m interested?"

You: "I’d be happy to set up a free consultation to assess your property and discuss your options. Would you like to schedule that?"

Caller: "Yes, let’s do that. How about Friday at 10 AM?"

You: "Friday at 10 AM works perfectly! I’ll send you a confirmation email with all the details. Thank you for your time, and I look forward to speaking with you then!"

Caller: "Thanks, Mark! Talk to you soon."

You: "Have a great day! Goodbye!"

Share:

Read More

Dosen Pendidikan Bahasa Inggris Universitas PGRI Silampari Melaksanakan Pengabdian Kepada Masyarakat

Universitas PGRI Silampari - Melaksanakan Tri darma perguruan tinggi menjadi kewajiban bagi seluruh dosen di Universitas PGRI Silampari yang meliputi pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Tri darama ini wajib dilaksanakan pada setiap semester sebagai bukti kinerja dosen baik dalam maupun luar kampus. 

Ardayati, M.Pd dan Maria Ramasari, M.Pd. adalah dosen dari program studi pendidikan bahasa Inggris dengan tiga orang mahasiswa melaksankan tugas diluar kampus dengan  menjalankan program Pengabdian Kepada Masyarakat di STMIK BNJ Lubuklinggau pada 29 Juli -01 Agustus 2024,  adapun tema yang diberikan adalah :

PELATIHAN FUNDAMENTAL SPOKEN ENGLISH DALAM MENINGKATKAN KEMAMPUAN PRESENTASI SOFTWARE ( ENGLISH FOR SPECIFIC PURPOSES: INFORMATION SYSTEM STUDENTS AT STMIK BNJ LUBUKLINGGAU)

 

Pengabdian ini bertujuan meningkatkan kemampuan bahasa Inggris tentang bagaimana mahasiswa Sistem Informasi mempresentasikan software dengan baik dan penuh percaya diri. Metode yang digunakan adalah drill dalam bentuk diskusi dan presentasi melalui pelatihan selama 4 pertemuan. Jumlah peserta pelatihan adalah 27 mahasiswa. Hasil PPM yang ingin dicapai yaitu terlaksananya pembelajaran tentang teori presentasi, praktik dan keahlian presentasi Bahasa Inggris.

 

Metode yang digunakan dalam melaksanakan Pengabdian pada Masyarakat ini adalah diskusi dan presentasi dimana mahasiswa Sistem Informasi akan diberikan kesempatan untuk presentasi tentang produk teknologi yang telah mereka rancang di depan peserta lainnya . Untuk            mendukung     pelaksanaan pelatihan ini, tim penulis akan membagi pengabdian menjadi dua tahapan, yaitu tahap persiapan dan Pelatihan Fundamental Spoken English dalam Meningkatkan Kemampuan Presentasi Software ( English for Specific Purposes: Information System Students at STMIK BNJ Lubuklinggau)

 

Kursus Bahasa Inggris Lisan Dasar di STMIK BNJ Lubuklinggau berfokus pada mengajarkan siswa teori dan praktik penggunaan bahasa Inggris dalam presentasi perangkat lunak. Kursus ini mencakup topik-topik seperti pentingnya presentasi dalam bahasa Inggris, pentingnya bahasa tubuh, dan pentingnya memahami presentasi dalam bahasa Inggris. Kursus ini juga mencakup pentingnya komunikasi verbal dan non-verbal, penerapan teori presentasi bahasa Inggris, dan tiga teknik presentasi bahasa Inggris: pembukaan, penyampaian topik, dan penutupan.

Kursus tersebut diakhiri dengan sesi latihan, di mana siswa diminta untuk mengevaluasi keterampilan presentasi mereka menggunakan bahasa Inggris. Umpan balik telah diberikan, dan siswa diminta untuk memberikan umpan balik tentang kinerja mereka.

Kursus ini bertujuan untuk memberikan siswa keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk mempresentasikan produk perangkat lunak mereka secara efektif. Ini juga memberikan mereka tips dan trik untuk mempresentasikan perangkat lunak mereka dengan efektif. Kursus tersebut juga menekankan pentingnya memahami bahasa tubuh, kontak mata, manajemen ruangan, serta suara dan intonasi saat mempresentasikan perangkat lunak. Kursus ini bertujuan untuk membantu siswa mengembangkan keterampilan presentasi bahasa Inggris mereka dan meningkatkan kemampuan mereka untuk mempresentasikan produk perangkat lunak mereka secara efektif.

Share:

Read More

Sistem Penulisan Referensi pada sebuah penelitian dan artikel

 

Gaya referensi adalah cara sistematis untuk menyusun dan mengutip sumber informasi dalam tulisan akademik atau profesional. Penggunaan gaya referensi yang tepat, seperti APA, MLA, atau Chicago, tidak hanya meningkatkan kredibilitas tulisan, tetapi juga membantu pembaca untuk melacak sumber yang digunakan. Dengan mengikuti pedoman gaya referensi, penulis dapat menghindari plagiarisme dan memastikan bahwa karya mereka memenuhi standar akademik yang tinggi. Selain itu, pemahaman tentang gaya referensi juga penting untuk penelitian, presentasi, dan publikasi, karena memberikan struktur yang jelas dan konsisten dalam penyajian informasi.

Berikut adalah beberapa gaya referensi yang paling umum:

1. APA (American Psychological Association):

   • Umumnya digunakan dalam ilmu sosial dan psikologi.
   • Format dasar: Penulis, A.A. (Tahun). Judul buku. Penerbit.

2. MLA (Modern Language Association):

   • Sering digunakan dalam humaniora, terutama sastra.
   • Format dasar: Penulis. Judul Buku. Penerbit, Tahun.

3. Chicago/Turabian:

   • Digunakan dalam berbagai disiplin ilmu, termasuk sejarah.
   • Ada dua sistem: Catatan dan Bibliografi, serta Gaya Penulis-Tanggal.
   • Format dasar untuk Catatan: Penulis, Judul Buku (Tempat Terbit: Penerbit, Tahun).

4. Harvard:

   • Umumnya digunakan dalam ilmu sosial dan ilmu alam.
   • Format dasar: Penulis, Tahun. Judul buku. Tempat terbit: Penerbit.

5. IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers):

   • Digunakan dalam bidang teknik dan ilmu komputer.
   • Format dasar: [Nomor] Penulis, "Judul," Penerbit, Tahun.

6. Vancouver:

   • Umumnya digunakan dalam bidang medis dan ilmu kesehatan.
   • Format dasar: Nomor Penulis. Judul. Penerbit; Tahun.

7. ASA (American Sociological Association):

   • Digunakan dalam sosiologi.
   • Format dasar: Penulis. Tahun. Judul Buku. Penerbit.

Share:

Read More